By Request

Create PO - By Request

Pada bagian ini terbagi menjadi 2 tahapan, yaitu :

Pembuatan PO
Print Out PO

Purchasing melakukan login ke Odoo

Purchasing click modul Purchase

Purchasing click menu Workflow Activities dan pilih Purchase Request → Belum Diproses

Pada bagian ini Purchasing dapat membuat PO pada 2 kondisi

PO untuk setiap PR → 1 PO = 1 PR
PO untuk multi PR → 1 PO banyak PR → case ini biasanya terjadi terdapat item yang sama dan item yang berbeda dengan vendor yang sama dalam PR yang berbeda (dibuatkan dalam 1 PO)

Untuk 1 PO Multi PR, Purchasing dapat menandakan PR yang akan dibuatkan, kemudian click Action dan pilih Create PO

Selanjutnya akan muncul tampilan berikut :

Berikut penjelasan dari setiap nomor :

PR Numbers

merupakan sekumpulan PR yang dipilih (diceklis)

Select All

merupakan tombol untuk memilih semua PR yang terdapat pada Tabel

Unselect All

merupakan tombol untuk menghilangkan ceklis pada semua PR yang terdapat pada Tabel (tidak jadi dibuatkan PO)

Tabel

merupakan sekumpulan detail PR yang dipilih (diceklis) sebelumnya. Pada Tabel terdiri dari :

Nomor PR → Nomor PR yang dipilih
Product → Kode item Inventory (akan muncul jika pilih PR Inventory Item)
Description → Deskripsi dari item yang direquest
Order Qty → Quantity item yang dipesan
Outstanding Order → Quantity PR yang belum dibuatkan PO
Purchased Qty → Quantity PR yang sudah terbayar
To do Qty → Quantity PR yang akan dibuatkan PO
Create PO → Checkbox untuk menandakan apakah item tersebut akan dibuatkan PO

Untuk 1 PO = 1 PR, maka dari Purchasing hanya tinggal pilih PR yang bersangkutan dan click Create PO

Selanjutnya akan muncul tampilan sebagai berikut

Berikut penjelasan dari setiap nomor :

PR Numbers

merupakan nomor PR yang akan dibuatkan PO

Select All

merupakan tombol untuk memilih semua PR yang terdapat pada Tabel

Unselect All

merupakan tombol untuk menghilangkan ceklis pada semua PR yang terdapat pada Tabel (tidak jadi dibuatkan PO)

Tabel

merupakan sekumpulan detail PR yang dipilih (diceklis) sebelumnya. Pada Tabel terdiri dari :

Nomor PR → Nomor PR yang dipilih
Product → Kode item Inventory (akan muncul jika pilih PR Inventory Item)
Description → Deskripsi dari item yang direquest
Order Qty → Quantity item yang dipesan
Outstanding Order → Quantity PR yang belum dibuatkan PO
Purchased Qty → Quantity PR yang sudah terbayar
To do Qty → Quantity PR yang akan dibuatkan PO
Create PO → Checkbox untuk menandakan apakah item tersebut akan dibuatkan PO

Ketika sudah click Create PO, maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

Purchasing harus click Edit untuk mengisi detail dari PO yang bersangkutan

Setelah click Edit, maka Purchasing harus mengisikan beberapa detail PO sebagai berikut :

Berikut adalah penjelasan dari setiap nomor yang terdapat di gambar

Purchase Type

merupakan tipe Purchase yang terdiri dari by Purchase Request dan Manual PO. Pada bagian ini harusnya by Purchase Request

PO Type

merupakan tipe PO yang terdiri dari Import dan Local, menyesuaikan dengan lokasi vendor

Vendor

merupakan nama vendor dalam pembuatan PO

Currency

merupakan mata uang yang digunakan untuk membayar PO

Reference

merupakan referensi ketika PO terbuat (ini hanya akan terisi otomatis jika PO Backorder) → PO akan terbuat by System

Purchase Request

merupakan dokumen Purchase Request yang dipilih

DP Payments

merupakan DP yang digunakan pada saat pembuatan PO, yang dapat berupa Persentase atau Value. Nantinya DP akan muncul pada saat VP (Vendor Payment) atau pembayaran

Order Date

merupakan tanggal pemesanan dan pembuatan PO dari Odoo

Expected Date

merupakan tanggal kapan item yang dipesan akan diterima

Payment Terms

merupakan syarat pembayaran yang terdiri dari :

CBD
COD
Net 0, 1, 7, 14, 15, 21, 30, 45, 60, 75, 90

Delivery To

merupakan tujuan pengiriman PO

merupakan pajak yang digunakan pada PO yang terdiri dari Include dan Exclude, masing-masing 10%

Item

merupakan item yang terdapat pada PR (generate otomatis). Selain terbuat otomatis dari PR, Purchasing juga dapat menambahkan item yang baru pada Add an Item

Berikut adalah tampilan dari item yang dipesan

Note : Ketika proses pembuatan PR, Requestor tidak mengetahui apakah item tersebut merupakan item Inventory atau bukan (Requestor hanya input tanpa mengetahui kategori item). Selanjutnya berdasarkan item yang terdapat pada PR tersebut akan dicocokan dengan yang ada di master oleh Purchasing (supaya dapat Receive Item sesuai dengan location & masuk ke stock)